Ambos son paquetes de herramientas para la comunicación empresarial en la nube que pertenecen a Googley Microsoft, tienen como objetivo aumentar la productividad en el trabajo y permiten trabajar online con documentos, hojas de cálculo, presentaciones y editar individualmente o en grupo, todo con resguardo automático.

Tanto G Suite como Office 365 cuentan con servicios de correo electrónico, aplicaciones laborales y almacenamiento. En ellos puedes obtener una dirección de correo electrónico profesional para tu negocio, que lleve el nombre de tu empresa, algo como [email protected], mejorando la presentación de los emails que envías a tus clientes.

Si estás buscando una solución de correo electrónico para tu empresa y estás entre Office 365 y G Suite, pero no sabes cuál te conviene más, y necesitas comparar diferentes factores entre ambos, a pesar de que los dos cuentan con poderosas herramientas, aquí te detallamos varios puntos importantes a tener en cuenta para tomar la mejor decisión para tu negocio.

Precios

Este es casi el principal factor a la hora de tomar la decisión, pero no es totalmente determinante. Evidentemente se debe ajustar a tu presupuesto y debe tener buena relación calidad-precio. En la tabla te dejamos la comparativa de los precios de G Suite y Office 365.

G-Suite

Ofrece tres planes simples con los siguientes precios:

• Básico: $5 por usuario/mes con 30 GB de almacenamiento en la nube.
• Negocio: $10 por usuario/mes con almacenamiento ilimitado en la nube (sólo si tienes más de 5 usuarios, de lo contrario obtendrás 1 TB/usuario).
• Enterprise: $29 por usuario/mes con almacenamiento ilimitado (sólo si tienes más de 5 usuarios, de lo contrario obtendrás 1 TB/usuario).

Office 365

Ofrece tres planes con diferentes precios para pequeñas y medianas empresas, todos con 1 TB de almacenamiento en nube y 50 GB de almacenamiento de correo electrónico.

• Aspectos esenciales para la empresa: $6 por usuario/mes.
• Negocio: $10 por usuario/mes.
• Business Premium: $15 por usuario/mes.

Además, cuentan con planes de precios de pago anual.

• Aspectos esenciales para la empresa: $5 por usuario/mes.
• Negocio: $8.25 por usuario/mes.
• Business Premium: $12.50 por usuario/mes.
• Empresa E1: $8 por usuario/mes.
• Enterprise ProPlus: $12 por usuario/mes.
• Enterprise E3: $20 por usuario/mes.
• Empresa E5: $35 por usuario/mes.

Como ves, los precios en ambas empresas son competitivos, pero al evaluar la capacidad de almacenamiento se observa que es mejor en este caso G Suite, pues a pesar de poner la limitación de que debes tener más de 5 usuarios, ofrece almacenamiento ilimitado para los planes de negocio y empresariales y ofrece unapromoción del 20% de descuento durante el primer año.

En el caso del almacenamiento central de los datos en internet, Office 365 tiene el servicio de alojamiento de archivos en OneDrive, mientras que G Suite tiene acceso a la plataforma de Google Drive, el cual ofrece mayor espacio de almacenamiento. Como se mencionó en el punto anterior, Office 365 ofrece 1TB de capacidad de almacenamiento a todos sus usuarios y por su parte, G Suite ofrece distintas capacidades dependiendo de la versión del producto que uses y el número de licencias de usuario que obtenga la empresa.

Ambos permiten la sincronización del almacenamiento en la nube con un dispositivo, y así tener disponible sin conexión los archivos y carpetas almacenados en línea. En cuanto a la administración de ficheros, ambas tienen alta puntuación y amplia gama de funciones.

Aunado a todo lo anterior, el historial de versiones y las funciones de uso compartido de archivos son prestaciones prácticas en el día a día, y G Suite ofrece la función de búsqueda basada en NLP (Natural Language Processing) en todas sus aplicaciones. Te dejamos una tabla comparativa a continuación.

Visualizando la tabla y todo lo que se mencionó puedes observar que la mejor capacidad de almacenamiento la ofrece G Suite.

En cuanto al correo electrónico ambos servicios brindan funciones a nivel profesional que incluyen calendario y agenda de contactos, la gestión del tráfico electrónico para Office 365 se realiza por el programa cliente Outlook o en la aplicación web del mismo nombre, funciona para móviles. Mientras que G Suite usa la aplicación web Gmail, que a su vez soporta el correo gratuito de Google.

Además, cuentan con otras ventajas que mostramos en la siguiente tabla comparativa.

Como puedes ver, G Suite permite e incluye el dominio personalizado dentro de sus planes, mientras que Office 365 solo lo permite en los planes que cuentan con el servicio de correo Exchange Online, por ende, en este aspecto vuelve a ser mejor opción G Suite.

Son varias las aplicaciones que ofrecen ambas empresas para crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones, entre otras, en las cuales, a su vez, pueden editar archivos directamente desde el almacenamiento en la nube, comparemos con ayuda de una tabla.

A pesar de que las aplicaciones web de G Suite son bastante completas en características y pueden ser más que suficiente en la mayoría de los casos, no viene con una aplicación de escritorio completa que puedas usar en tu ordenador, cosa que sí ofrece Office 365, siendo la suite de aplicaciones de oficina más completa y con más funciones del mercado, pues sus aplicaciones de escritorio no tienen aún ninguna aplicación web o móvil que les haga competencia.

Por otro lado, a pesar de lo que indicamos, G Suite por sus aplicaciones, características web y de almacenamiento en la nube es más adecuado para equipos u organizaciones remotas que almacenan todos sus datos en la nube. Mientras que Office 365, es recomendado para empresas vinculadas al ecosistema de Microsoft con PCs Windows.

Una de las principales preocupaciones para las empresas al usar aplicaciones en la nube, la seguridad, te ayudaremos a saber cuál de los dos servicios es más seguro. Iniciaremos diciendo que G Suite se construyó sobre la infraestructura de Google Cloud, así que usa todos los niveles de seguridad propios de Google, incluyendo la detección automática de actividades sospechosas, intentos de phishing y otros tipos de hacking.

No obstante, Office 365 también detecta actividades sospechosas y las marca si algo le parece fuera de lugar, gracias al uso de sus propias herramientas de IA (Inteligencia Artificial) que le permiten aprender los hábitos de trabajo de cada usuario.

También, en el caso de G Suite, al ser el administrador Google, permite que establezcas diferentes políticas que eviten el acceso no autorizado a tu consola de administración o a cualquiera de las cuentas de usuario. Esto también permite Office 365, dándole a tu organización la posibilidad de restringir el acceso de los usuarios a los dispositivos emitidos por la empresa utilizando su herramienta de administración de dispositivos.

Asímismo, tanto G Suite como Office 365 cuentan con la opción de autenticación en dos factores y puede aplicarse en todas las cuentas de usuarios. Sumado a esto, confían en las tecnologías garantizadas de cifrado para el almacenamiento de datos, la transmisión de ellos entre el cliente y el servidor. Así como también, ambos servicios cuentan con la función de protección de fuga de datos en la que puedes establecer palabras clave para el bloqueo de cualquier comunicación saliente.

Y, por si fuera poco, G Suite y Office 365 cuentan con la detección de spam, virus y malware, que escanea todos los documentos, correos y archivos adjuntos que recibas en tu cuenta.

Por tanto, lo que podemos decir es que ambos proveedores cuentan con procesos sujetos a estrictas directrices de cumplimiento normativo con respecto a la seguridad frente a escuchas y a la protección de datos. Tanto G Suite como Office 365 fueron diseñados para cumplir con los principales estándares y regulaciones de la industria para el procesamiento seguro de datos.

Ambos proveedores aplican medidas de privacidad que permiten a las empresas un uso de las aplicaciones de la nube conforme al RGPD (Reglamento de protección de datos), y esto solamente quiere decir que las dos opciones te brindarán seguridad y confianza con el manejo de datos de tu empresa.

Trabajar en la nube ofrece la posibilidad de contar con estas herramientas de colaboración, facilitando el trabajo, ya que, en lugar de hacer seguimientos de los cambios, pueden trabajar varios usuarios en un mismo archivo, abriéndolo en un navegador y pudiendo visualizar en tiempo real las ediciones que cada usuario está haciendo. Además, permite que los usuarios puedan dejar comentarios y notas sobre los documentos, hacer sugerencias, revisar los cambios y volver a una versión anterior.

En este caso, tanto G Suite como Office 365, gracias a sus aplicaciones en línea permiten este tipo de colaboración online sencilla, incluso en el caso de Office 365 que cuenta con sus aplicaciones de escritorio de Microsoft es posible trabajar en ellas documentos en tiempo real con otros miembros del equipo, aunque esta última opción no es una experiencia que los usuarios recomienden.

Esta función de colaboración es más sencilla en G Suite, porque tiene menos características, haciéndolo más simple, y fue concebida como una característica clave. Mientras que Office 365 fue una evolución de un conjunto de aplicaciones de escritorio que ahora cuentan con herramientas de colaboración, pues al intentar imitar el comportamiento y la apariencia de las versiones de escritorio de Microsoft Office, hace que sus herramientas de colaboración sean un poco más difíciles de utilizar.

Además, G Suite cuenta con herramientas como Hangouts para videoconferencia y mensajes de texto. Ésta se integra con Google Voice, para permitir hacer llamadas locales y enviar SMS de forma gratuita. Cosa que Office 365 no da, pues a pesar de contar con Skype para empresas, disponible para planes Business Premium y Enterprise, requiere la compra de créditos para realizar llamadas locales.

Otras ventajas de G Suite es que puedes crear listas de tareas, eventos y calendarios con Google Calendary Google Keep, para compartirlos con tu equipo o con cualquier otra persona del mundo.

No obstante, aunque ambos proveedores permiten colaborar con los compañeros de trabajo eficientemente, queda demostrado que Office 365 está poco atrasada en este ámbito, haciéndola menos adecuada para equipos remotos.

En conclusión, lo primero es mencionar que ambas, G Suite y Office 365, son servicios bastante buenos, permiten a tu empresa colaborar, almacenar archivos online, compartirlos fácilmente y trabajar desde cualquier lugar con diferentes dispositivos.

Sin embargo, debido a las diferencias que cada una presenta, se recomiendan para diferentes opciones: G Suite es más recomendado para para pequeñas empresas, pues es de fácil uso, cuenta con un panel de control de administración mucho más simple con toneladas de documentación, tiene aplicaciones web y móviles con mayor potencial, en cuanto a su precio tiene la ventaja de que teniendo el plan básico puedes comprar más capacidad y obtener almacenamiento ilimitado con sus planes de negocio y empresariales.

Mientras que Office 365 es mejor a nivel empresarial, donde todos los empleados trabajan desde una oficina usando un ordenador con Windows, pues sus aplicaciones de escritorio son excelentes, especialmente si se encuentra en un ecosistema Windows.

Con todo lo mencionado en el artículo esperamos haberte ayudado para saber qué decisión tomar, de acuerdo a cuál solución de correo electrónico favorece más a tu empresa.