La optimización de procesos es un término aplicado para la disciplina dedicada a ajustar un proceso para lograr su optimización de un grupo específico de parámetros sin que esto implique la violación de ninguna restricción. Todo con el objetivo de minimizar los costes e incrementar el rendimiento y/o eficiencia, así como también, maximizar una o más especificaciones del proceso, pero manteniendo todas las demás dentro de sus limitaciones.

Por todo esto, se considera una de las herramientas cuantitativas principales para la toma de decisiones en una empresa, pudiendo llevarla a cabo usando minería de procesos, para descubrir las actividades críticas y las limitaciones y poder hacerles frente.

Se podría decir que el principal objetivo que tiene la optimización de procesos es reducir o, si es posible, eliminar la pérdida de tiempo y recursos, los gastos innecesarios, así como también los errores que puedan producirse en la empresa, buscando una mejora continua a lo largo del proceso en cuanto a los resultados que se obtienen.

Esto implica un cambio en la forma de cómo se gestiona la empresa, teniendo una presencia constante de análisis periódicos sobre el funcionamiento interno. Por tanto, se centra básicamente en mejorar la gestión empresarial, pero abarca otros objetivos específicos:

1. Enfrentar los cambios constantes que se dan diariamente en la empresa para eliminar los errores técnicos o humanos, cambios en el mercado, los gustos y tendencias de consumidores, irrupción de nuevas tecnologías, etc.
2. Mejora la eficiencia de todo el personal en la empresa, independientemente de la función que cumplan o la posición que ocupen dentro del organigrama.
3. Ahorro en los costes destinados a la ejecución de un proceso, incrementando su rentabilidad.
4. Agiliza procesos automáticos y repetitivos que se llevan a cabo dentro de los distintos trabajos y tareas asociadas a la empresa, tanto las individuales como las que se hacen en equipo.

Si hay una palabra que puede englobar la optimización de procesos es cohesión, pues eso es lo que trata de hacer con todas las áreas de la empresa, junto a los trabajadores con sus funciones respectivas y, sobre todo, con los objetivos asociados a las necesidades del cliente.

Entonces se podrán eliminar las barreras que impidan la realización adecuada de las tareas llevadas a cabo por determinadas personas y sistemas que refuerzan su trabajo, para que así todo pueda hacerse de la mejor manera.

Por su parte, a pesar de que es una realidad que cada día más empresas incorporan la optimización de procesos, aún hay muchas que están buscando la mejor forma de implementar dicho sistema, pero no hay ningún método estándar. Existen varios diferentes, con características adaptables a cada idea de negocio. Sin embargo, se puede hacer una lista de una serie de pasos que se podría decir que sirven como un método global para poder implementar la optimización de procesos que pueden aplicarse a la mayoría de sectores empresariales:

1. Identifica los problemas: este es el paso fundamental, identificar qué problemas tiene la empresa que necesiten solucionarse mediante la optimización de procesos, aquellos que le estén costando más de lo debido o que estén causando descontento en los clientes, o incluso causando estrés en los trabajadores, para entonces descubrir cuáles son los procesos que necesitan mejorar.

Después de esto se debe plantear una serie de preguntas para determinar cuál es la columna vertebral de cada proceso, para saber qué es lo que no se puede cambiar.

Un ejemplo de esto puede ser preguntarte ¿cuál es el objetivo final de un proceso?, ¿cuál debe ser el resultado?, ¿dónde comienza el proceso y dónde termina?, ¿qué actividades son parte del proceso?, etc.

2. Diseña el proceso: completado el paso anterior entonces se debe iniciar el mapeo del proyecto, pero para esto debes cumplir varias tareas fundamentales: diseña el proceso asegurándote de que todo el personal involucrado tenga claro el objetivo que persigue y elige los recursos tecnológicos que puedas necesitar para llevar a cabo cada proceso, controlar su desarrollo y medir resultados.

Te debe interesar cómo se hacen los pasos, cómo fluye el proceso dentro del proceso de optimización… Pregúntate: ¿hay una mejor manera de llevar a cabo este proceso?, ¿cómo se conduce exactamente este proceso?, ¿cuánto papel (por ejemplo), se utiliza en este proceso?, ¿cuánto tiempo se utiliza para que el proceso se complete?, ¿cuánto tiempo se pierde en la reanudación y corrección de errores? Y ¿dónde se paraliza el proceso?.

Se debe tener una visión macro y micro, tener en cuenta cada detalle y comparar las respuestas a las preguntas antes mencionadas con las del primer paso. Con esto es posible que descubras que hay tareas que parecían esenciales que realmente son prescindibles.

3. Define los tiempos y respétalos: todo el equipo debe implicarse en el proyecto para que no solo se sigan los pasos, sino que también se sientan libres para ofrecer ideas o preguntar cualquier duda que les surja.
4. Implementa: después de los primeros tres pasos, una vez que se conozca bien el proceso y se tengan identificadas las posibilidades de cambio, corresponde implementar el sistema para poner en práctica el proceso de una nueva forma. Es la parte más delicada de la optimización de proceso, pues es necesario que todos los trabajadores participen y estén implicados, así como también sepan perfectamente qué cambios son los que se deben aplicar.

En este punto podrás comprobar resultados, tener información y saber si las mejoras fueron positivas o no, si el proceso no se da como se esperaba, entonces será necesario iniciar de nuevo.

5. Análisis: para que este paso sea lo más eficaz posible necesitas contar con herramientas tecnológicas que te permitan obtener datos objetivos, para entonces poder medir los resultados, analizarlos y verificar si se han cumplido los objetivos que se marcaron en el proceso que estés aplicando para la optimización.
6. Identifica las áreas problema y sus soluciones: el análisis del paso 5 debe ofrecer información sobre los problemas que provocan resultados no esperados. Es normal que a lo largo del análisis aparezcan una serie de posibles soluciones, que deberán analizarse a profundidad para poder volver a rediseñar el proceso, teniendo en cuenta que esto implica costes añadidos e incluso resistencia por parte de otros participantes del proyecto.
7. Monitoreo: esta es una de las fases más importantes cuando se implementa la optimización de procesos, el control regular después de llevar a cabo todas las acciones antes mencionadas. Con esto se pretende comprobar si la empresa se está adaptando con éxito a la optimización.

El punto cumbre del seguimiento será cuando la empresa asuma la mejora continua dentro de su filosofía.

Cuando se implementa la optimización de procesos, tienes varias opciones para elegir, ya que existen varias metodologías conocidas, entre las que destacan las siguientes:

• Six Sigma: en esta metodología se encuentra una herramienta llamada DMAIC, que está diseñada para lograr la mejora continua de procesos. Su nombre viene de las acciones que la caracterizan en inglés: Define, Measure, Analyze, Improve y Control (en castellano Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar).

Dicha herramienta se basa en recolectar datos, sobre todo estadísticos, que contribuyan a mejorar los resultados de la empresa al mismo tiempo que minimiza los riesgos.

• Lean: ésta va enfocada a crear una cultura empresarial que contribuya a hacer más eficiente la organización, pero para esto debe reducir los desperdicios, el coste y los tiempos de los procesos, para tener mayor velocidad de respuesta.
• Kaizen: este es uno de los modelos más conocidos en el mundo en cuanto a mejora continua, es originario de Japón, y surgió posteriormente a la Segunda Guerra Mundial, cuando el país estaba en plena recuperación post-derrota. Su nombre tiene su raíz en las partículas “kai” y “zen”, que juntas significan “acción del cambio, mejoramiento continuo y gradual”.

Se basa en el trabajo en equipo y la solución de problemas mediante el método científico, usando a los trabajadores de la empresa para que observen ellos mismos los procesos, los estandaricen y generen una cultura de mejora.

• Metodología BPM: BPM, por su significado en inglés, Business Process Management o en castellano, Gestión de Procesos de Negocio. Se combina automatización con una nueva estructura de organización empresarial. Usa herramientas tecnológicas para ofrecer mayor visibilidad de procesos y garantizar el control. Además, permite comprenderlos mejor, dando como resultado que los errores detectados puedan corregirse fácilmente.

Esta metodología tiene como ventaja que no necesita grandes inversiones, sus herramientas normalmente se integran sin problemas en el ERP o CRM de la empresa, así como con cualquier otro software de gestión.

Lo más importante es que la empresa se convenza de que es necesario implementar la optimización de procesos para que gane ventaja competitiva. Además, esto supone un incremento en la calidad, productividad y eficacia. Otros consejos más específicos con respecto a la optimización:

• Automatiza: lo mejor para evitar el fracaso es probar con nuevas soluciones, para buscar obtener resultados positivos y diferentes, pero si una práctica resulta ser un éxito, entonces lo mejor es que se repita y se aumente su realización, pues es clave para prosperar. Para conseguirlo, se debe invertir en automatizar dichos procesos que han dado respuestas positivas, y aplicarlos en toda la empresa. Esto reducirá los gastos, eliminará errores, disminuirá desperdicios, y eso se traduce en mayor productividad.
• Optimiza los procesos de negocio de tu empresa con un ERP: un ERP, por su nombre en inglés Enterprise Resources Planning, corresponde a una herramienta para mejorar la gestión de la empresa. Este software permite tener un control global de toda la empresa porque cubre todos los departamentos y áreas.
• Trabaja con diagramas de Gantt: esta es una técnica de optimización de productos y procesos industriales, que permite relacionar las actividades de forma que se pueda representar todo el trabajo planificado visualmente. Existen algunos bastante sencillos que permiten optimizar los tiempos y calculan rutas de trabajo optimizadas.
• Define las prioridades: todo proceso que deba ser optimizado debe tener definidas cuáles son las prioridades de la empresa y tener en cuenta el plan estratégico de ésta, así sabrás cuáles son los procesos realmente importantes, y no perderás de vista sus objetivos.
• Establece KPI de rendimiento de los procesos: si ya tienes bien definidos tus procesos y has establecido la planificación de tu estrategia, debes monitorear el desarrollo de ésta. Es la mejor forma de identificar los posibles errores e impulsar las fortalezas. Para ello, establece hitos o puntos clave destinados a revisar los resultados obtenidos y cómo va el trabajo planificado.
• Piensa a futuro: no te conformes con optimizar los procesos que ya se desarrollan, ten visión no solo a corto sino también a largo plazo, innova con operaciones que aporten valor a la empresa, así evitaras que las existentes se vuelvan obsoletas en poco tiempo.

Si has leído hasta aquí te habrás dado cuenta que la optimización de procesos de producción consiste en varios pasos y consideraciones importantes, puedes hacerlo por la vía difícil, larga y complicada, o ayudándote con herramientas de optimización o mejora contínua que sean accesibles y que realmente te ayuden a lograr transformar tu empresa en una que sea ágil y que cuente con procesos eficientes y, mejor aún, con herramientas que optimicen sus procesos.