Si pretendes realizar tu propia planificación para optimizar tus rutas, necesitarás ciertos elementos que debes tener en cuenta a la hora de tomar una decisión. Son tres elementos a tener en cuenta para que tu diseño de rutas sea ideal o, aún mejor, optimizar la eficiencia de tu flota de automóviles. Aquí los elementos más relevantes:

1. La elección de tu vehículo: elegir el vehículo ideal puede ser una tarea algo pesada. Para ello, deberás considerar el tipo de paquetes que envías, su tamaño, la rapidez con que el coche puede realizar el servicio y el consumo que genera. Si se trata de documentos, se puede optar por una moto, mientras que si se trata de envío de paquetes deberás elegir un vehículo de carga.

2. Elección de la ruta más adecuada: existen diferentes formas de llegar a un mismo destino. Por eso, en la elección de la ruta más adecuada se debe escoger la vía más rápida, con menos saturación de tráfico y obstáculos en las vías que debe recorrer para llegar a su destino. En algunos casos se puede considerar la hora de la entrega, ya que las calles a ciertas horas se satura de tráfico.

3. Tasa de ocupación del vehículo: recuerda que los kilómetros que recorre el coche sin ningún tipo de carga también representa un gasto. Por eso deberás considerar optimizar lo mejor posible los kilómetros que recorre sin ningún tipo de paquete o carga.

Con estos 3 puntos optimizarás las rutas, evitarás recorrer kilómetros innecesarios con el vehículo y por tanto ahorrarás tiempo. ¡De esto se trata la eficiencia de tu servicio!

Ya conociendo los elementos más importantes a la hora de optimizar rutas, debes conocer cuál es el proceso para diseñarlas. Aunque esto puede variar según las necesidades de la empresa y los lugares a donde su flota llega, el modelo suele tener características fijas.

Aquí te explicamos el proceso óptimo para diseñar rutas:

1. Escoge los destinos: si vas a trabajar con varios destinos, lo ideal es que estos se encuentren cerca de la casa matriz (en caso de trabajar con varias sucursales). Un ejemplo sencillo: un cliente de Barcelona necesita el servicio. Si la empresa tiene una sede en Madrid y otra en Barcelona, lo más sensato es contactar a un conductor de la sede de Barcelona.

2. Sitúa cada destino en un mapa: los mapas son una buena referencia de optimización. Estos te enseñan las vías de acceso más viables y las características de cada ruta. El mapa puede venir integrado con alguna herramienta para optimizar las rutas y verificar que, efectivamente, es la dirección correcta.

3. Escoger los parámetros: será necesario distribuirlos según la cantidad de vehículos que tengas. Esto sirve para que un conductor tenga una ruta concreta. Recuerda que lo ideal es distribuir por áreas. Por ejemplo, la idea es evitar que un trabajador tenga pedidos con más de 30 km de distancia entre sí. El parámetro de distribución de vehículos ayudará a disminuir el coste de gasolina. Otros parámetros que puedes considerar son: los límites geográficos (de qué área hasta qué área llega el servicio), tipo de carga (documentación, mercancía pesada, mercancía frágil, peso, tamaño, volumen, etc.), entre otros parámetros y restricciones.

4. Ejecutar un algoritmo de optimización de rutas: existen algoritmos que guardan todas las variables posibles para solucionar problemas que se presenten. Por ejemplo, no poder llegar al destino con la ruta predeterminada. El algoritmo de optimización de rutas coge los resultados pasados, predice el tiempo de desplazamiento, el tiempo en que se estima llegar, etc.

5. Revisión y validación de los resultados: todos los resultados obtenidos se podrán ver posteriormente en el mapa. Se podrán visualizar las etapas de la ruta y el detalle del pedido u hoja de ruta para validar. Luego puede ser visualizado en otros módulos.

6. Monitoreo del progreso: si en el proceso se va actualizando el estado de progreso de la ruta, el sistema o herramienta de optimización de rutas recalcula el seguimiento de cada destino. Esto ayuda a la empresa a saber el posicionamiento real del conductor y a evitar que los trabajadores se desvíen de su labor.

7. Añadir o eliminar un destino: el sistema de optimización está íntimamente relacionado con las herramientas para optimizar las rutas. De esta forma se precisa qué destinos ya no son parte de las rutas y cuáles son añadidos. La actualización constante es de gran ayuda cuando los destinos son dispersos, hay una rutas en mantenimiento, etc.

Seguro que tienes una idea de las herramientas para optimizar rutas. En caso de no tener idea, aquí te presentamos las principales herramientas que ofrecen buenos resultados, ¡Además se pueden ajustar a tus necesidades!

• Software de optimización de rutas: ya lo hemos mencionado con anterioridad. Un software puede ayudar a mejorar tus resultados del servicio prestado. El sistema te ofrece información relacionada con el rendimiento y algunos consejos para mejorar tus rutas, reducir algunos kilómetros, reducir el consumo de combustible de la flota mediante un sistema que monitorea el estilo de conducción de los conductores, etc. ¡Realmente es de gran utilidad! 

• Software de gestión de flotas: este sistema se diseñó para empresas que trabajan con flotas de reparto o empresas que prestan un servicio similar. El software de gestión de flotas te da una visualización de la localización de cada vehículo de la empresa. Con esta visualización puedes saber dónde está el conductor más cercano, quién está libre, entre otros aspectos. ¡Sin duda te ayudará a mejorar tu eficiencia!

• Localizadores GPS: los localizadores de GPS se encuentran en vehículos, teléfonos y otros dispositivos electrónicos. La verdad es que son de gran utilidad para saber dónde se ubica cada conductor de tu flota, para monitorear el comportamiento ante el volante, entre otros. Con estos datos sabrás si tu trabajador hizo una parada, está dando vueltas, no optimiza su ruta,… Además, se puede integrar un localizador GPS con alguno de los softwares ya mencionados.

¿Aún no ves los grandes beneficios de optimizar el diseño de rutas de tu flota de vehículos? Aquí te describimos algunas ventajas de trabajar con estos sistemas eficientes:

• Ahorra el tiempo que cuesta cada entrega.
• Satisfaces al cliente con una entrega rápida y sencilla.
• Puedes ahorrar algo de papel utilizando documentación digitalizada.
• Tanto la empresa como los clientes pueden saber dónde está su mercancía en tiempo real.
• La empresa podrá saber dónde se encuentra cada conductor, cómo conduce, si está libre de trabajo, saber algún cambio de ruta, entre otros.
• Diseño optimizado y rápido según la ruta.
• Ahorras algunos costes, como el combustible.
• Puedes aumentar la capacidad según la capacidad de adaptación de la empresa.
• ¡Mantienen a los clientes satisfechos!
• Podrás tener una base de datos con los resultados anteriores para una mejor toma de decisiones.